Appendox v2.4 about
Laatste wijziging

Met de Appendox-app beheer je eenvoudig en veilig documenten uit je Xtendis-archief op je android-toestel. Meer dan deze 'app-en-dox' heb je niet nodig, hiermee komt “elk document onder handbereik”! Met Appendox is het mogelijk documenten op te vragen, te wijzigen, toe te voegen (foto-bestanden) en te verwijderen. Hiervoor dien je wel als gebruiker toereikende rechten te bezitten. Een Engelstalige versie is beschikbaar (als ingestelde taal van je toestel ongelijk aan het Nederlands is). Voor een impressie van het gebruik van Appendox kunt u deze video bekijken.

De Appendox-app is ontwikkeld door PhD Software, onafhankelijk van Expansion, de leverancier van Xtendis. De app maakt gebruik van de standaard web services van Xtendis (versie 5.6 en 5.7, oudere versies worden niet ondersteund). Verder maakt de app gebruik van een versleutelde verbinding (https), waarmee de verzonden informatie voldoende beveiligd is. Appendox gebruikt alleen zoekvelden gedefinieerd binnen het DocumentIndex-type (geldig voor je archief), m.u.v. het GebruikerID en DocumentID. De geldige zoekvelden worden opgehaald van het ingestelde archief.

Voor het tonen van een PDF-document heb je een PDF-reader op je android-toestel nodig of anders gebruik je de (online) Google Docs Viewer (via Gebruiksinstellingen te activeren). Voor het tonen van een TIF-document dien je een Imageviewer-app beschikbaar te hebben. Voor andere grafische documenttypen (bijv. JPG, PNG) wordt het document in je internet browser getoond.

De Appendox-app kan een beperkt aantal resultaten van je zoekopdracht tonen op het scherm (min. 3, max. 100), kies daarom een zoekveld(en) en een waarde(n) waarmee het aantal resultaten beperkt blijft. Een lager maximum maakt het zoeken en selecteren van documenten natuurlijk sneller in gebruik. In het overzichtscherm wordt aangegeven als niet alle resultaten konden worden getoond.

Voor het invoeren van barcodes, QR-codes e.d. voor betreffende toevoegvelden kan gebruik gemaakt worden van een scan-app (via Gebruiksinstellingen te activeren). Deze app dien je te installeren op je toestel, de standaard app is de zgn. Zxing-app. In het zoek-, toevoeg- en wijzig- scherm selecteer je een veld, en raak je vervolgens het barcode-ikoontje aan. Met de scan-app scan je de betreffende code en keer je hierna terug naar Appendox. De gescande waarde wordt in het eerder geselecteerde veld gevuld.

De werkwijze om de Appendox-app te gebruiken is als volgt:

  1. Download (op je android-toestel) via Google Play de app
  2. Installeer de gratis app op je toestel
  3. Stel je archief en systeem in m.b.v. het Instellingen-menu (via profielen)
  4. Vul je geldige gebruiksnaam/wachtwoord in (voor jouw archief en systeem)
Let op: Met de gratis versie van de app kun je geen documenten toevoegen, wijzigen en verwijderen. Verder is het aantal zoek-opvragingen per maand beperkt en is het invoeren van gegevens met de scan-app ook niet mogelijk.

De werkwijze om documenten op te vragen is als volgt:

N.B. Met DocumentID als bijzonder zoekveld kun je altijd direct een enkel document vinden (als je over het juiste document-nummer beschikt).
Door alleen een ‘%’ (in alfanumeriek zoekveld) te gebruiken worden alle documenten gezocht!

De werkwijze om documenten toe te voegen is als volgt:

N.B. De grootte van een toe te voegen foto-bestand is beperkt tot max. 10MB.

De werkwijze om documenten te wijzigen is als volgt:

De werkwijze om documenten te verwijderen is als volgt:

De beschikbare instellingen worden actief bij elke nieuwe start van de app en zijn ingedeeld in drie categorieën:

Gebruiksinstellingen

Archiefinstellingen (onderdeel van profielinstelling) N.B. De meerdere veldnamen worden in Zoekvelden en Toevoegvelden gescheiden door een comma.

Toegangsinstellingen (onderdeel van profielinstelling)

N.B. Er zijn 3 verschillende profielen beschikbaar, waardoor snel is te wisselen tussen verschillende archief- en toegangsinstellingen.

De volgende foutboodschappen zijn mogelijk:

N.B. Door de gebruiksinstelling Extra informatie te activeren kan extra informatie worden getoond in de meldingen.

DISCLAIMER
Ondanks dat aan de app grote zorg is besteed, kan geen aansprakelijkheid worden geaccepteerd voor eventuele fouten in de werking of gevolgen ervan. PhD Software behoudt zich ook te allen tijde het recht om welke reden dan ook de app te verwijderen of te wijzigen. Met Appendox wordt beoogd een generieke gebruiksinterface te bieden voor alle Xtendis-archieven (versie 5.6 en 5.7). Problemen kunnen worden gemeld bij PhD Software, en mogelijk verholpen worden in een volgende versie. Mail voor problemen, vragen en suggesties naar phdsoftware@ziggo.nl.


Appendox (versie 2.3) in een aantal schermvoorbeelden:

Er wordt eerst ingelogd met een geldige gebruiksnaam en wachtwoord, waarna toegang wordt verleend tot het Demo-archief. Als geen zoekvelden zijn ingevuld, zal op volgorde van de definitie van de DocumentIndex-typen in het archief het zoekscherm ingevuld worden. Door het zoekveld aan te raken kan je van veld wisselen (door een keuze te maken uit de beschikbare zoekvelden).

Er zijn verder nog 3 opties aanwezig: oudste, exact en eigen. Met de eerste optie wordt de standaard volgorde van gevonden documenten omgekeerd, de oudst ingevoerde documenten verschijnen als eerste (in plaats van de nieuwste). Met de tweede optie kan exact gezocht worden naar een bepaald document (in plaats van gebruik van het joker teken). Met de derde optie kan alleen gezocht worden naar documenten in het archief, waarvan de gebruiker zelf ook eigenaar is (en dus ook zelf eerder heeft ingevoerd).

Vervolgens wordt gezocht naar documenten beginnend met een 'a' in de naam. Hieruit wordt het tweede document in het overzicht geselecteerd, die daarna gewijzigd, verwijderd of getoond kan worden (indien de gebruiker hiertoe voldoende rechten bezit). In dit voorbeeld wordt van elk document het DocumentID, Datum en naam getoond. De eerste twee attributen zijn altijd aanwezig, het derde attribuut hangt af van het gebruikte zoekveld. Er kan een extra attribuut worden toegevoegd met de Lijstveld archiefinstelling.

Met de standaard Instellingen-menu kunnen alle beschikbare instellingen worden bekeken en worden gewijzigd. Minimaal dient de Archief naam en Systeem URL*1 te worden ingevuld. Let er op dat er 3 mogelijke profielen zijn, waar binnen de verschillende archief- en toegangsinstellingen kunnen worden vastgelegd. Met de Kies profiel instelling kan vervolgens snel gewisseld worden van profiel. Meestal moet Appendox dan wel opnieuw worden gestart. Het gebruikte profiel wordt elk scherm onderin aangegeven.

*1: Let hierbij dat de url geen https:// voorzetsel bevat. Als de huidige URL van de Identity webservices bijv. is https://www.documentarchief.nl/xtendis.web/services/Xtendis.Services.Identity.svc?wsdl, vul alleen het vet aangegeven deel in. De overige onderdelen van de benodigde URL worden door Appendox zelf toegevoegd.

login search select select select select